L’essor des visioconférences a radicalement changé la manière dont nous collaborons et organisons nos réunions professionnelles. Ces réunions en ligne offrent une flexibilité inégalée, mais pour garantir leur bon déroulement, il est essentiel de suivre une procédure bien définie. Dans cet article, nous allons explorer quelques conseils pour organiser une visioconférence.
Définissez clairement les objectifs de la visioconférence
La première étape cruciale est de déterminer les objectifs de la réunion. Ainsi, vous devez identifier les sujets à aborder et évaluez le temps nécessaire pour chacun d’entre eux. Mettez également en avant les sujets les plus importants, en les plaçant en début de réunion. Par ailleurs, si le temps imparti est dépassé, prévoyez une seconde visioconférence pour aborder les sujets restants.
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Limitez le nombre de participants
Il est nécessaire de garder à l’esprit que plus il y a de participants, plus la réunion sera longue. En effet, les visioconférences exigent que chacun ait la possibilité de s’exprimer, de poser des questions et de faire des suggestions. Néanmoins, si possible, désignez une personne qualifiée pour répondre aux questions. Cela vous permet alors de vous concentrer sur la gestion de la réunion.
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Assurez-vous de la disponibilité des participants
Pour maximiser la participation, envoyez le lien de la visioconférence au moins deux semaines à l’avance. De ce fait, les participants puissent bloquer leur emploi du temps. Envoyez également un rappel par e-mail la veille de la réunion. De plus, vous pouvez utiliser des outils de planification pour automatiser ces rappels et les ajouter à l’agenda des participants. Toutefois, veillez à choisir un horaire qui convienne aux fuseaux horaires de tous les participants si c’est une réunion internationale.
Privatisez la réunion
Pour des raisons de sécurité, de nombreuses plateformes de visioconférence génèrent des liens d’accès à la réunion. Assurez-vous alors de ne pas partager ce lien publiquement, afin que seules les personnes invitées puissent y participer.
Choisissez un endroit calme pour la réunion
Bien que vous puissiez couper le microphone et la caméra, il est préférable de choisir un endroit calme et bien éclairé. Certes, cela permet d’éviter les distractions extérieures, comme les bruits de fond et les mouvements.
Adoptez une tenue appropriée
Même si la réunion se déroule en ligne, il est important de maintenir un niveau de professionnalisme en matière de tenue vestimentaire. Optez ainsi pour une tenue appropriée pour une réunion de travail. En parallèle, voici quelques vêtements à éviter, tels que :
- les survêtements
- les vieux tee-shirts
Faites une liste des participants en début de réunion
Pour faciliter la gestion et la rédaction d’un compte rendu, prenez note des noms des participants présents. Dans cette optique, la plupart des plateformes affichent les noms des utilisateurs sur l’interface, ce qui facilite cette tâche.